仕事が一気に発生した時の捌き方

 沢山の仕事が一気に発生した時、混乱する人というのは、往々にして、仕事の分類と、優先順位付けが出来ていない。そこで、絶対に認識しておくべき大前提として、どんな人間であっても一時に一個の仕事しか出来ないということ。真っ先にやるべき仕事は、入って来た仕事の分類と、優先順位付けだと認識しておくこと。そして、その分類と優先順位如何によっては、依頼された仕事を断ったり、後回しにしてもいいということを知っておくことだ。ただし、上司が居るのであれば、断るという判断や、優先順位の確認をおこなうことが必須である。

 さて、仕事の種類を大別すると「考える」「報告・連絡・相談」「作業」の三つに分けることが出来る。この三つに優先順位を付けようとしても付けられない。何故ならば仕事には納期と言うものがあるからだ。もし、優先順位を付けるならば納期から逆算するということになる。しかし、敢えていえば人の仕事の進捗にに関わることが優先だ。

 例えば、現在時間がAM10:00だとしよう。そこに三つの仕事が舞い込んできた。

1、10:30までに会議資料を20部コピー&ホチキス止めしてと先輩に頼まれた。
2、10:15くらいに電話して欲しいと、お客さんから伝言があった。企画の説明なので恐らく40分は掛かる。
3、11:00までに企画書を提出しろと部長に言われている。

さて、あなたならどういう風に対処しますか?

 ちなみに上記に則って考えると、まずは分類です。

1、10:30までに会議資料を20部コピー&ホチキス止め【作業】
2、10:15くらいにお客さんへ電話【報告・連絡・相談】
3、11:00までに企画案を提出【考える】

 次に優先順位を付ける為の質問です。ここでは、調整の効く社内のモノから確認します。

■ケース1

1、3の仕事を依頼した部長に、1と2の仕事があることを伝え、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答OKの場合

2、1の仕事を依頼した先輩に2の仕事があることを伝え、別の人にお願いしてもらうか、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答OKの場合

3、2の仕事をおこなう。

■ケース2

1、3の仕事を依頼した部長に、1と2の仕事があることを伝え、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答NOの場合

2、2のお客さんに取り急ぎ電話をし、電話の時間を変更してもらう。

回答OKの場合

3、1の仕事を依頼した先輩に2の仕事があることを伝え、別の人にお願いしてもらうか、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答NOの場合

4、先輩と一緒に、改めて部長に相談して、判断を仰ぐ

 ここでは2パターンを紹介しましたが、これ以外にも無限の分岐があります。但し沢山の仕事が一気に発生した時の解決の原則は変わりません。基本は分類をおこなうこと、優先順位を確認すること、それでも判断が出来ない時には、より権限を持っている上司に相談するということです。

 くれぐれも自力で全てやろうと、頑張らないことを頑張って下さい。
[PR]

by alchimista01 | 2013-07-19 22:40 | 必勝仕事人

<< 一の丑 いなばのタイカレー缶レシピ >>