カテゴリ:必勝仕事人( 8 )

仕事が一気に発生した時の捌き方

 沢山の仕事が一気に発生した時、混乱する人というのは、往々にして、仕事の分類と、優先順位付けが出来ていない。そこで、絶対に認識しておくべき大前提として、どんな人間であっても一時に一個の仕事しか出来ないということ。真っ先にやるべき仕事は、入って来た仕事の分類と、優先順位付けだと認識しておくこと。そして、その分類と優先順位如何によっては、依頼された仕事を断ったり、後回しにしてもいいということを知っておくことだ。ただし、上司が居るのであれば、断るという判断や、優先順位の確認をおこなうことが必須である。

 さて、仕事の種類を大別すると「考える」「報告・連絡・相談」「作業」の三つに分けることが出来る。この三つに優先順位を付けようとしても付けられない。何故ならば仕事には納期と言うものがあるからだ。もし、優先順位を付けるならば納期から逆算するということになる。しかし、敢えていえば人の仕事の進捗にに関わることが優先だ。

 例えば、現在時間がAM10:00だとしよう。そこに三つの仕事が舞い込んできた。

1、10:30までに会議資料を20部コピー&ホチキス止めしてと先輩に頼まれた。
2、10:15くらいに電話して欲しいと、お客さんから伝言があった。企画の説明なので恐らく40分は掛かる。
3、11:00までに企画書を提出しろと部長に言われている。

さて、あなたならどういう風に対処しますか?

 ちなみに上記に則って考えると、まずは分類です。

1、10:30までに会議資料を20部コピー&ホチキス止め【作業】
2、10:15くらいにお客さんへ電話【報告・連絡・相談】
3、11:00までに企画案を提出【考える】

 次に優先順位を付ける為の質問です。ここでは、調整の効く社内のモノから確認します。

■ケース1

1、3の仕事を依頼した部長に、1と2の仕事があることを伝え、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答OKの場合

2、1の仕事を依頼した先輩に2の仕事があることを伝え、別の人にお願いしてもらうか、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答OKの場合

3、2の仕事をおこなう。

■ケース2

1、3の仕事を依頼した部長に、1と2の仕事があることを伝え、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答NOの場合

2、2のお客さんに取り急ぎ電話をし、電話の時間を変更してもらう。

回答OKの場合

3、1の仕事を依頼した先輩に2の仕事があることを伝え、別の人にお願いしてもらうか、提出時間を延ばしてもらえるかを打診。

回答NOの場合

4、先輩と一緒に、改めて部長に相談して、判断を仰ぐ

 ここでは2パターンを紹介しましたが、これ以外にも無限の分岐があります。但し沢山の仕事が一気に発生した時の解決の原則は変わりません。基本は分類をおこなうこと、優先順位を確認すること、それでも判断が出来ない時には、より権限を持っている上司に相談するということです。

 くれぐれも自力で全てやろうと、頑張らないことを頑張って下さい。
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by alchimista01 | 2013-07-19 22:40 | 必勝仕事人

フリクションカラーズ

 現在、仕事に於いて三種の神器の一つにあたるモノが、フリクションカラーズというペンである。適度な太さが使いやすく間違えても消せる点が素晴らしい。通常のボールペンでは、間違ったら修正テープを使うか、書き直しをおこなわなければならないため、時間のロスが生まれる。しかし、フリクションカラーズは、間違えても簡単に消せるので、その他の手法での修正の1/3程度に時間短縮が可能だ。但し重要な書類には決して使ってはいけない。何故かといえば熱で消えてしまうからだ。まあ、借用証書などをこのペンで書いておき、熱で消してしまうというのは一つのアイデアかもしれない(笑)

 ちなみに24色存在するが、自分が使うカラーは、レッド・グリーン・ネイビーの三色である。
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by alchimista01 | 2013-06-03 08:01 | 必勝仕事人

メッセージはシンプルに

 仕事というのは、人と人とのコミュニケーションに依るところが多く、相手の先にいる人や、そのまた先にいる人までが綿密に絡んでくることもしばしばある。そう考えた時、相手に伝わるだけでは足りず、その先にいる人々のことも考えた、文書なり企画書なり、メールを作成する必要がある。

 そう。伝達の基本は第三者が観ても意味がわかるようなシンプルな内容にするべきだと思う。つまり伝える情報と、伝えない情報をきちんと分けることが大切である。何故ならば、いくつものことを伝えると注意力が分散してしまうからである。

 しかし、とかく人は情報を詰め込む癖がある。つまり、丁寧なことは結構だが、情報が多すぎて、かえって意味が分かりにくくなってしまっては本末転倒である。

 例えば夏になるとみんなが履いているクロックスというサンダルがあると思う。この商品は、クロスライトというクッション性の高い素材を使っていて、機能性も優れているのだが、発売開始時には機能性は一切うたわずに、デザイン性のみを強調して販売をした。

 しかし、これがデザインも、機能も、海外で人気で、芸能人も、セレブも履いていて、体にもいい健康サンダルと言われていたらどうだろう?何となく胡散臭くて買いたくないだろう。

 ただし、販売場所は限定した「プラザ」や「ハンズ」等を中心とする雑貨を扱うオシャレな店でのみ販売を行った。スーパーに置かなかった理由は、デザイン性を強調する戦略と二律背反するからである。

 少し話が横道にそれたが、情報を限定した方が、相手に本当に伝えたいメッセージは伝わるということ。そして、その情報を伝える為の最適なツールが、電話なのか、メールなのか、口頭なのかを見極めることが非常に大切だということである。
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by alchimista01 | 2013-05-14 21:52 | 必勝仕事人

仕事と笑顔

 仕事が出来る人の多くは「笑顔」が素敵だ。中にはピクリとも笑わないくせに仕事が出来るように見える人も居るが、実際はお客さんの前では笑っていたりする。つまり「笑顔」が素敵でない人は、仕事が出来ない場合が多いということだ。

 勿論能力の差異はあるので、「笑顔」が素敵な人が一概に仕事が出来るということではないが、もし能力が等しかった場合に於いては、「笑顔」が素敵な人の方が仕事が出来るということは間違いない。理由はシンプルで、人が助けてくれることや、お客様に選んでもらえることが多いからに他ならない。

 ちなみに「笑顔」を能力で埋めようとした場合、5倍は仕事が出来ないと埋まらないだろう。そう考えると、「笑顔」で居ることは5倍は得をすることだろう。
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by alchimista01 | 2013-04-26 22:00 | 必勝仕事人

出来る方法を考える

 仕事をお願いすると「出来ません」と、言う人がいます。確かにそうなのでしょうが、それを言ってしまったら確実に信頼というものを失います。そして、信頼を失った人には二度と仕事は来なくなります。そうすると、成長する機会というものを未来永劫失うことになります。

 せめて、出来ないなら、出来ないなりに出来る方法を考えなければ、一生「出来ません」と言って過ごすことになります。

 人間は、神ではないので、全てのことが出来る人は滅多に居ないでしょう。しかし「どうすれば出来るのか!?」ということを、考えることは出来ます。そのために、何をしたらいいのかと言えば、自分はいったい何が分からないのか、具体的にどこが出来ないかを明確にすることです。

 ところが「出来ません」と言う人の多くは、この課題の整理と、優先順が付けられない場合が多いのです。それでは、どうすればそれが出来るのかというと、答えは簡単です。

 誰かに教えて貰うしかないのです。

 つまり、いくら自分の頭で考えても、一生自分では分からないということを認めることが、その第一歩だと思います。そうすると、大いなる存在に生かされているということや、多くの人に支えて貰っているということを心底感じ、仕事をやっているから、やらせていただいているという感覚になります。

 こういった状態になれば、多くの人や、神仏の助けを借りることが出来るので、自ずと仕事が出来るようになるのだと思います。お互い様そうなりたいものですね。
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by alchimista01 | 2013-04-19 23:41 | 必勝仕事人

きれいな靴を履こう

 ビジネスの世界では靴で相手の人となりを推し量ろうとする人が少なくない。靴が汚いからと言ってその人間の知性や品性や感性が、取り立てて、劣っているのかというと、一概にそう言える訳ではないが、確実に損をすることだけは確かである。

 例えば、良いスーツを着て、良いバックを持っているのに、靴が汚いと「この人は、自分の目に見えないところには気を使わないのだな。きっと仕事も、自分の領域以外には興味が無く、チームプレーが苦手だろうな・・・」等と思われるだろう。

 「靴で人間の価値が決まるわけではない!」という意見はその通りだと思う。されど「靴で人となりを推し図る人もいる!」ということも事実だ。綺麗な靴を履くことで人の信用や、信頼が得られるなら、きれいな靴を履けばいいと思う。高い靴という意味ではなくきちんとケアが行き届いていることこそが重要だと思う。

 ちなみに俺は、月に1~2回きちんと靴を磨くようにしている。基本的には大きな汚れをブラシで落とし、クリーナーで古いクリームや汚れを取り除き、革用のクリームを塗りこむ。最後にパンストで良く磨くと鏡面のように輝くのでおすすめだ。
 
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by alchimista01 | 2013-04-12 21:33 | 必勝仕事人

聞き耳

 仕事というモノは、ある瞬間いきなり発生するものもあるが、大概は発生までに何らかの兆候がある。それを先に察知しておけば、時間やツールの準備をしておくことが出来る。これが出来るようになれば仕事に追われるということは大分減る。

 それではどうやって、事前に仕事の発生を察知するのかということだが、一番効果的な方法は「聞き耳」を立てることである。特に、自分の上司や部下の言動、電話の内容等に注意をはらっておくことが重要だ。

 そして「聞き耳」を立てたら、これから発生するであろう仕事を予測して、必要な準備をしておくだ。理想は上司に「これを作ってくれ」と言われたときに「これでどうですか」と、提示できるモノが出来ていることである。もちろん予測を大きく外す時もこともあるし、検討違いのモノを作ってしまうこともある。しかし、それをやるかやらないで、予測力は格段に上がる。つまり、仕事のスピード自体が、数段上がるということだ。
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by alchimista01 | 2013-04-10 22:30 | 必勝仕事人

時間管理

 時間を、重要性と緊急性の二軸で分類すると、4つのグループに分けることが出来る 1、緊急でなく、重要でもないこと 2、重要ではないが、緊急なこと 3、重要で、緊急なこと 4、緊急でないけれど重要なことである。まずは、自分の時間の多くがこのどれに割かれているかを分析することが、時間管理の大原則である。それが、出来ないと時間管理は困難だ。
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 時間がないという人の多くは1と2の時間が多いと言える。1とは端的にいえば個人的な娯楽(TVやゲーム等) 2とはいわゆるお付き合いである。週の中でこの二つに多くの時間を取られているようならば、そもそもヒマだということなので、時間管理をおこなう必要性がない。

 今回の話は、4を、3にしてしまわないためにはどうすればいいのかという話である。分かりやすく言うと4は、ある一定の時間が経つと3になってしまうのだ。つまり、4の段階で処理をしてしまえば「重要で、緊急なこと」は発生しない。

 例えば日曜日に結婚式に行く予定があるとする。その為の準備というものは、一週間前の日曜日には、4、緊急でないけれど重要なことのグループにある。この時点で処理してしまえば、3、重要で、緊急なことにはならない。しかし、前日まで準備をしなければ、3、重要で、緊急なことになってしまう。1と2に時間を割いていないにもかかわらず、右往左往する人というのは、往々にして、3、重要で、緊急なことを自ら生み出して苦しんでいるといえる。

 では、そうならない為にどうすればいいのかという話だが、未来を予測することに他ならない。と、言っても占い師に成れという意味ではない。今の現実から逃げずに、きちんと向き合い、いつか、そのうち、今度、あとで、明日という甘い誘惑に負けずに、現実を直視して、その先どうなるのかをきちんと考え、適切な手を打つことである。

 蓋をしても、見ないふりをしても、考えないようにしても、大変な未来は必ずやってくる。だったら今すぐに処理して楽な未来を迎えればいいのだと思う今日この頃である。
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by alchimista01 | 2013-04-05 22:31 | 必勝仕事人